Biuro rachunkowe / nowa perspektywa

KSIĘGI + PODATKI + KADRY

Firmaw pełnymwymiarze.

Twój biznes to więcej niż suma dokumentów. Łączymy księgowość, podatki i kadry, żeby każda decyzja miała solidny punkt odniesienia.

Odkryj zakres obsługi

PERSPEKTYWA / 360°JEDEN BIZNES. WIELE WYMIARÓW.

JDG / SPÓŁKI / PRACODAWCY

Konkret w dokumentach.
Przestrzeń w głowie.

POZNAJ PRYZM

01 / PERSPEKTYWAOD SZCZEGÓŁU DO CAŁOŚCI

Rozmowa dwóch kobiet przy stole z laptopem i notatnikiem

ZA KAŻDĄ LICZBĄ
JEST KONKRETNA SPRAWA.

Zobaczyć
więcej.
Zrozumieć
dokładniej.

Biuro rachunkowe PRYZM porządkuje dane, które powstają każdego dnia w Twojej firmie. Faktura, wynagrodzenie czy zakup sprzętu to fragmenty jednej historii. Naszym zadaniem jest nadać im właściwe miejsce w rozliczeniach.

Współpracę opieramy na czytelnym zakresie, terminach i wymianie informacji. Ty znasz kontekst swojej działalności. My przekładamy go na ewidencje, deklaracje i zestawienia, z których można korzystać.

Jak łączymy te elementy

02 / ZAKRES6 OBSZARÓW / 18 USŁUG

Dużo spraw.
Jeden kierunek.

Od pierwszej faktury do zamknięcia roku. Sprawdź, co obejmuje obsługa biura rachunkowego i jak poszczególne usługi łączą się ze sobą.

01Księgi 02Podatki 03Zespół 04Obieg 05Wynik 06Zmiany

Księgi / zakres obsługi

Księgowość, która trzyma całość.

Dobra ewidencja pokazuje, co naprawdę wydarzyło się w firmie. Dobieramy sposób prowadzenia księgowości do obowiązków przedsiębiorcy, formy działalności i potrzeb informacyjnych.

01.1

Pełne księgi rachunkowe

Prowadzenie ksiąg rachunkowych obejmuje ujęcie operacji gospodarczych, rozrachunki, zapisy na kontach oraz uzgadnianie sald. Biuro rachunkowe PRYZM łączy dokumenty sprzedaży, zakupów, banku i kasy w spójny obraz działalności. Plan kont może uwzględniać działy, projekty lub inne uzgodnione przekroje. Zestawienie obrotów i sald pozwala sprawdzić zapisy, lecz samo nie zastępuje analizy należności i zobowiązań. Przed zamknięciem okresu wyjaśniamy brakujące dokumenty i pozycje wymagające rozliczenia.

Dla spółek i innych podmiotów prowadzących księgi rachunkowe.

01.2

Księga przychodów i rozchodów

KPiR służy do ewidencjonowania przychodów i kosztów podatkowych przedsiębiorcy, który może korzystać z tej formy księgowości. Porządkujemy dokumenty według rodzaju zdarzenia i właściwego okresu, ujmujemy korekty oraz uwzględniamy odpisy amortyzacyjne. Wydatek firmowy nie zawsze jest kosztem podatkowym, dlatego znaczenie ma jego cel, dokumentacja i ustawowe ograniczenia. Obsługa obejmuje również przygotowanie danych do obliczenia zaliczek na podatek oraz rocznego rozliczenia działalności.

Podstawą zapisów są prawidłowe dowody księgowe, a nie sama historia rachunku.

01.3

Ryczałt i ewidencja przychodów

Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych podstawowe znaczenie ma właściwe rozpoznanie przychodu i rodzaju wykonywanej działalności. Prowadzimy ewidencję z podziałem potrzebnym do zastosowania odpowiednich stawek oraz przygotowujemy rozliczenia okresowe i roczne. Koszty zakupów co do zasady nie obniżają podstawy ryczałtu, ale dokumentacja zakupowa nadal może być potrzebna między innymi do rozliczeń VAT. Wątpliwości dotyczące klasyfikacji usług wyjaśniamy przed przyjęciem sposobu ewidencji.

Zakres obsługi ustalamy na podstawie rzeczywistej sprzedaży, nie tylko kodów PKD.

Podatki / zakres obsługi

Od zdarzenia do deklaracji.

Podatek wynika z konkretnych operacji i dokumentów. Sprawdzamy ich kompletność, okres rozliczenia oraz spójność z prowadzoną ewidencją.

02.1

VAT, rejestry i JPK

Obsługa VAT obejmuje rejestry sprzedaży i zakupów, ustalenie kwot rozliczenia oraz przygotowanie właściwych plików JPK. Weryfikujemy dane faktur, korekty i wymagane oznaczenia w zakresie uzgodnionego zlecenia. Prawo do odliczenia podatku zależy od spełnienia warunków przewidzianych dla danej transakcji; posiadanie faktury nie rozstrzyga wszystkiego. Przy rozbieżnościach ustalamy ich przyczynę i przygotowujemy odpowiednią korektę. Przedsiębiorca otrzymuje informację o wyniku rozliczenia i potrzebnych działaniach.

Dane w pliku JPK powinny odpowiadać dokumentom i właściwemu okresowi.

02.2

Rozliczenia PIT i CIT

Przygotowujemy obliczenia zaliczek oraz zeznania dotyczące działalności opodatkowanej PIT lub CIT, stosownie do sytuacji podatnika. Rozróżniamy wynik księgowy i podstawę opodatkowania, uwzględniając podatkowe zasady rozpoznawania przychodów i kosztów. Przed rozliczeniem rocznym zbieramy informacje o zdarzeniach, które mogą wpływać na wynik, dostępnych odliczeniach i wcześniejszych zaliczkach. Osobno ustalamy, jakie dokumenty dotyczą wspólnika, a jakie samej spółki.

Zeznanie roczne wymaga kompletu danych, także spoza bieżącej ewidencji biura.

02.3

Transakcje zagraniczne i OSS

Zakup usługi od zagranicznego dostawcy, obrót towarami w Unii Europejskiej i sprzedaż konsumencka za granicę mogą podlegać różnym zasadom VAT. Ustalamy sposób ewidencji na podstawie rodzaju transakcji, statusu kontrahenta oraz miejsca opodatkowania. Obsługa może obejmować informacje VAT-UE i rozliczenia w procedurze OSS, jeśli znajdują zastosowanie. Rozliczenie sprzedaży w OSS nie zastępuje całej krajowej ewidencji podatkowej firmy.

Do analizy potrzebne są warunki sprzedaży, dane nabywcy i dokumenty transakcji.

Zespół / zakres obsługi

Wynagrodzenia bez domysłów.

Kadry i płace łączą dane o zatrudnieniu, czasie pracy i składnikach wynagrodzenia. Ustalamy jeden termin przekazania informacji oraz jasny podział odpowiedzialności.

03.1

Dokumentacja pracownicza

Prowadzimy uzgodniony zakres dokumentacji związanej z zatrudnieniem: od danych potrzebnych do zawarcia umowy, przez akta osobowe, po dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy. Porządkujemy informacje o urlopach, nieobecnościach i zmianach warunków zatrudnienia. Pracodawca przekazuje decyzje i dane źródłowe, a biuro rachunkowe przygotowuje ich właściwe ujęcie w dokumentacji. Obsługa kadrowa nie zastępuje obowiązków pracodawcy związanych z organizacją pracy i BHP.

Spójna dokumentacja ułatwia odtworzenie przebiegu zatrudnienia.

03.2

Listy płac i umowy cywilnoprawne

Naliczamy wynagrodzenia na podstawie umów, ewidencji czasu pracy oraz informacji o premiach, potrąceniach i absencjach. Przy umowach cywilnoprawnych znaczenie ma również sytuacja ubezpieczeniowa wykonawcy. Przygotowujemy listy płac, rozliczenia rachunków i właściwe informacje podatkowe, w tym PIT-11, jeśli obowiązek ich sporządzenia występuje. Zmianę wynagrodzenia lub dodatkową wypłatę należy zgłosić przed zamknięciem naliczeń, aby ograniczyć potrzebę późniejszych korekt.

Każdy składnik wypłaty powinien mieć określoną podstawę i sposób rozliczenia.

03.3

ZUS, składka zdrowotna i PPK

Obsługujemy zgłoszenia do ubezpieczeń, dokumenty rozliczeniowe ZUS oraz korekty wynikające z przekazanych informacji. Zakres obejmuje przedsiębiorcę i zgłoszone osoby, odpowiednio do ich tytułów ubezpieczenia. Przygotowujemy dane do rozliczenia składki zdrowotnej, w tym rozliczenia rocznego, gdy jest wymagane. W obsłudze PPK uwzględniamy deklaracje uczestników, naliczenie wpłat i dane dla instytucji finansowej. Warunki korzystania z ulg wymagają indywidualnego sprawdzenia.

Zmiana tytułu ubezpieczenia lub sytuacji pracownika może wpłynąć na naliczenia.

Obieg / zakres obsługi

Dokument ma swój dalszy ciąg.

Księgowość online zaczyna się od uporządkowanego przepływu informacji. Uzgadniamy sposób dostarczania dokumentów, ich opisywania i wyjaśniania braków.

04.1

KSeF i praca z e-fakturami

Wsparcie w KSeF obejmuje ustalenie uprawnień, sposobu dostępu do faktur oraz podziału zadań między firmą a biurem rachunkowym. Sprawdzamy, kto wystawia dokumenty, kto je odbiera i jak przekazuje informacje potrzebne do księgowania. Obecność faktury w systemie nie wyjaśnia jeszcze celu wydatku ani jego związku z działalnością. Dlatego obieg e-faktur łączymy z opisem zdarzenia i akceptacją po stronie przedsiębiorcy.

Dostęp do KSeF wymaga właściwych uprawnień; sama umowa z biurem ich nie nadaje.

04.2

Zdalna obsługa dokumentów

Współpraca z biurem rachunkowym online obejmuje przekazywanie faktur, wyciągów i pozostałych dowodów w uzgodnionym kanale. Ustalamy zasady nazewnictwa, terminy i osoby odpowiadające za uzupełnienia. Dokumenty dotyczące nietypowych operacji trafiają do wyjaśnienia, zanim powstanie z nich zapis. Elektroniczny obieg nie znosi obowiązku przechowywania dokumentacji zgodnie z zasadami właściwymi dla jej rodzaju. Osobno ustalamy dostęp do archiwum i sposób przekazania danych po zakończeniu współpracy.

Komplet materiałów obejmuje również umowy i informacje niewidoczne na fakturach.

04.3

E-commerce i operatorzy płatności

W sprzedaży internetowej zestawiamy dokumenty sprzedaży z raportami platform, zwrotami, prowizjami oraz rozliczeniami operatorów płatności. Kwota wypłacona na rachunek często różni się od wartości sprzedaży, dlatego nie należy traktować jej jako jedynej podstawy księgowania. Wspólnie ustalamy sposób przekazywania raportów i rozliczania walut. Sprzedaż zagraniczna wymaga dodatkowego sprawdzenia zasad VAT i zakresu ewentualnych rejestracji.

Raport platformy, faktura i przelew opisują różne etapy tej samej sprzedaży.

Wynik / zakres obsługi

Liczby, z których coś wynika.

Rozliczony miesiąc daje punkt wyjścia do decyzji. Łączymy ewidencję majątku, rozrachunki i dane o wyniku w informacje dopasowane do sposobu prowadzenia firmy.

05.1

Środki trwałe, amortyzacja i leasing

Prowadzimy ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ustalamy odpisy amortyzacyjne i ujmujemy zmiany dotyczące majątku. Zakup, ulepszenie, sprzedaż czy likwidacja składnika wymagają odpowiedniej dokumentacji. Rozliczenie leasingu zależy między innymi od treści umowy i stosowanych zasad rachunkowych oraz podatkowych. Biuro rachunkowe analizuje dokumenty przed zaksięgowaniem, ponieważ nazwa produktu finansowego nie przesądza o sposobie jego rozliczenia.

Przekaż umowę, harmonogram i dokumenty przyjęcia składnika do użytkowania.

05.2

Zamknięcie roku i sprawozdanie

Zamknięcie ksiąg wymaga uzgodnienia sald, rozliczenia właściwych okresów i uwzględnienia wyników inwentaryzacji. Na tej podstawie przygotowujemy sprawozdanie finansowe w zakresie wymaganym dla danej jednostki. Ustalamy harmonogram przekazania danych, sporządzenia dokumentu oraz czynności związanych z jego podpisaniem, zatwierdzeniem i złożeniem. Role organów jednostki pozostają odrębne od zadań osoby prowadzącej księgi. Sporządzenie sprawozdania nie jest jego badaniem przez biegłego rewidenta.

Zakres sprawozdania zależy od przepisów i kategorii jednostki.

05.3

Rozrachunki i raporty zarządcze

Przygotowujemy zestawienia należności, zobowiązań, przychodów i kosztów w uzgodnionych przekrojach. Raport może pokazywać wynik projektu, udział wybranej grupy wydatków lub płatności oczekujące na rozliczenie. Dane księgowe uzupełniamy informacjami przekazanymi przez firmę, jeśli analiza ma obejmować przyszłe przepływy. Zysk nie oznacza automatycznie dostępnej gotówki: znaczenie mają terminy płatności, inwestycje i spłaty finansowania.

Użyteczny raport zaczyna się od konkretnego pytania przedsiębiorcy.

Zmiany / zakres obsługi

Nowy etap. Uporządkowany początek.

Założenie działalności, przejęcie ksiąg lub wyjaśnienie wcześniejszych rozliczeń wymaga planu. Zaczynamy od stanu dokumentów i listy spraw, które pozostają otwarte.

06.1

Rozpoczęcie działalności

Pomagamy zebrać informacje potrzebne do organizacji księgowości nowej firmy: planowane transakcje, sposób sprzedaży, zatrudnienie i źródła finansowania. Wyjaśniamy, jakie ewidencje i dokumenty będą potrzebne przy przyjętej formie prowadzenia działalności. Wspieramy przygotowanie uzgodnionych zgłoszeń i ustalenie obiegu faktur. Gdy wybór rozwiązania wymaga indywidualnej opinii prawnej lub podatkowej, zakres konsultacji uzgadniamy z odpowiednio uprawnionym specjalistą.

Organizację rozliczeń warto ustalić przed pierwszą sprzedażą i większym zakupem.

06.2

Zmiana biura i porządkowanie zaległości

Przejęcie obsługi rozpoczynamy od ustalenia ostatniego rozliczonego okresu oraz zakresu danych przekazywanych przez poprzednie biuro rachunkowe. Sprawdzamy dostępność ewidencji, deklaracji, potwierdzeń złożenia, sald i informacji o nierozwiązanych sprawach. Zaległe okresy wyceniamy po przeglądzie dokumentacji. Korekta nie powinna być automatycznym powtórzeniem poprzedniego zapisu; najpierw trzeba ustalić przyczynę błędu i dokumenty, które ją potwierdzają.

Protokół przekazania powinien wskazywać dokumenty, okresy i brakujące elementy.

06.3

Kontakt z urzędami i wsparcie kontroli

Przygotowujemy zestawienia i dokumenty potrzebne do wyjaśnienia rozliczeń oraz wspieramy kontakt z urzędem w granicach udzielonych pełnomocnictw i uprawnień. Podpisanie deklaracji elektronicznej, dostęp do systemu oraz reprezentacja w określonej sprawie mogą wymagać odrębnych umocowań. W sprawach wymagających doradztwa podatkowego lub zastępstwa procesowego potrzebny jest właściwie uprawniony specjalista. Biura rachunkowe powinny jasno określać, które czynności obejmuje umowa.

Przed rozpoczęciem działania ustalamy jego zakres i wymagane pełnomocnictwo.

Zakres wynika z Twojego biznesu. Rodzaj ewidencji, zatrudnienie, zagraniczne transakcje i oczekiwane raporty określają pracę biura. Szczegóły i podział zadań ustalamy przed rozpoczęciem obsługi.

Sprawdź odpowiedzi

03 / TWÓJ ETAPRÓŻNE FIRMY. WSPÓLNY PORZĄDEK.

Dopasowanie
ma znaczenie.

Dobre biura rachunkowe nie zakładają, że każda działalność działa tak samo. Liczy się to, co sprzedajesz, jak pracujesz i czego potrzebujesz od swoich danych.

/ SAMODZIELNIE

Własna firma.
Własne tempo.

Dla specjalistów, usługodawców i małych działalności ważna jest jasna informacja: jakie dokumenty przekazać, ile wynosi rozliczenie i co wymaga reakcji. Łączymy bieżącą ewidencję z obsługą zobowiązań przedsiębiorcy.

Księgowość działalności

Jasne miejsce pracy z laptopem przy dużym oknie — PRZESTRZEŃ NA WŁASNE DECYZJE

/ W WIĘKSZEJ SKALI

Spółka.
Pełny obraz.

Spółki potrzebują spójnych ksiąg, rozrachunków i danych do oceny wyniku. Organizujemy zapisy tak, aby rozliczenia podatkowe, sprawozdanie i uzgodnione raporty wyrastały z tego samego, uporządkowanego źródła.

Wynik i sprawozdania

Grupa osób pracujących przy wspólnym stole z laptopami — FIRMA ROŚNIE. OBSŁUGA RAZEM Z NIĄ.

/ Z LUDŹMI

Zespół.
Jasne zasady.

Wraz z zatrudnieniem dochodzą dokumenty pracownicze, terminy wypłat, absencje i rozliczenia składek. Obsługa kadrowo-płacowa łączy te informacje, pod warunkiem regularnego przekazywania aktualnych danych przez pracodawcę.

Kadry i wynagrodzenia

04 / WSPÓŁPRACAJASNY PRZEBIEG. KONKRETNY EFEKT.

Od dokumentu
do decyzji.

W biurze rachunkowym liczy się ciągłość. Każdy etap ma swoje dane wejściowe, osobę odpowiedzialną i rezultat, który prowadzi do kolejnego kroku.

01
Ustalamy punkt wyjścia
Poznajemy rodzaj działalności, sposób opodatkowania, dokumentację i sprawy otwarte. Uzgadniamy zakres umowy, pełnomocnictwa oraz termin przejęcia rozliczeń.
EFEKT / PLAN OBSŁUGI
02
Łączymy informacje
Przekazujesz dokumenty i ich kontekst. Sprawdzamy kompletność materiałów, zbieramy wyjaśnienia i sygnalizujemy brakujące elementy przed zamknięciem okresu.
EFEKT / KOMPLET DANYCH
03
Zamykamy rozliczenie
Ujmujemy operacje, uzgadniamy ewidencje i przygotowujemy dokumenty rozliczeniowe. Otrzymujesz informację o kwotach do zapłaty oraz czynnościach po swojej stronie.
EFEKT / ROZLICZONY OKRES
04
Omawiamy znaczenie
Wyjaśniamy dane i przygotowujemy umówione zestawienia. Zmiany w zatrudnieniu, sprzedaży lub majątku pozwalają nam odpowiednio dostosować dalszy zakres pracy.
EFEKT / LEPSZA ORIENTACJA

05 / ODPOWIEDZIWARTO WIEDZIEĆ PRZED ROZMOWĄ

Sprawy
wyjaśnione.

Konkrety o usługach biura rachunkowego, dokumentach i organizacji współpracy.

Informacje u źródła

KSeF — uprawnienia ZUS — dokumenty rozliczeniowe

01Co powinno obejmować biuro rachunkowe dla małej firmy?

Zakres powinien odpowiadać rzeczywistym obowiązkom firmy: prowadzeniu właściwej ewidencji, rozliczeniom podatków i ZUS oraz zatrudnieniu, jeśli występuje. W umowie warto dodatkowo określić obsługę rozliczenia rocznego, korekt, transakcji zagranicznych i kontaktu z urzędami. Sama liczba faktur nie opisuje całej pracy biura rachunkowego.

02Czy biuro rachunkowe może pracować z firmą z innego miasta?

Tak. Lokalizacja nie wyklucza prowadzenia księgowości na odległość. Istotne są uzgodniony sposób przekazywania dokumentów, dostęp do niezbędnych danych i możliwość wyjaśniania zdarzeń gospodarczych. Przy współpracy zdalnej trzeba również ustalić, kto przechowuje poszczególne dokumenty i w jaki sposób przekazuje się je po zakończeniu umowy.

03Jak porównywać oferty biur rachunkowych?

Porównuj ten sam zakres: rodzaj księgowości, liczbę operacji, obsługę pracowników, walut i sprzedaży zagranicznej. Sprawdź, czy cena obejmuje zamknięcie roku, sprawozdanie finansowe, korekty i dodatkowe zestawienia. Dwa biura rachunkowe mogą inaczej definiować dokument księgowy i inaczej rozliczać czynności poza abonamentem.

04Czy faktury pobrane z KSeF wystarczą do zamknięcia miesiąca?

Nie zawsze. KSeF obejmuje faktury, a księgowość może wymagać także wyciągów bankowych, dokumentów kadrowych, umów, raportów sprzedaży i innych dowodów. Biuro potrzebuje również informacji o celu i okolicznościach niektórych wydatków. Dostęp do faktury nie zastępuje ustalenia, czy i jak należy ją rozliczyć.

05Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?

Zmiana jest możliwa, ale wymaga uzgodnienia daty przejęcia, warunków zakończenia poprzedniej umowy oraz kompletnego przekazania danych. Kluczowe są rozliczone okresy, ewidencje, salda i sprawy w toku. Należy też uporządkować pełnomocnictwa oraz dostępy, aby oba biura nie wykonywały równolegle tych samych czynności.

06Dlaczego wynik księgowy różni się od stanu konta?

Wynik księgowy opisuje przychody i koszty przypisane do danego okresu, a stan rachunku pokazuje dostępną na nim gotówkę. Faktura może pozostać nieopłacona, zakup inwestycyjny może być rozliczany przez amortyzację, a spłata kapitału kredytu zmniejsza środki na koncie. Dlatego wynik i przepływy pieniężne warto analizować osobno.

07Czy obsługa płac obejmuje wszystkie obowiązki pracodawcy?

Nie. Biuro rachunkowe wykonuje czynności określone w umowie, na przykład nalicza wynagrodzenia i przygotowuje dokumenty rozliczeniowe. Pracodawca nadal odpowiada za swoje decyzje, organizację pracy i przekazanie prawidłowych danych. W umowie trzeba wskazać, kto prowadzi ewidencję czasu pracy, zgłasza nieobecności i zatwierdza składniki wypłat.

08Jakie dane są potrzebne do wyceny obsługi?

Potrzebne są forma prawna, sposób opodatkowania, status VAT, orientacyjna liczba dokumentów i rachunków bankowych oraz informacje o zatrudnieniu. Warto wskazać waluty, platformy sprzedaży, transakcje zagraniczne i oczekiwane raporty. Jeśli zlecenie obejmuje zaległe okresy lub przejęcie ksiąg, potrzebny będzie również opis stanu dokumentacji.

TWÓJ NASTĘPNY RUCHPRYZM / 04

Dobry kierunek
dla Twojej
marki.

Wybierz ten projekt dla swojego biura rachunkowego. Porozmawiajmy o stronie dopasowanej do Twojej oferty i charakteru firmy.

Chcesz mieć taką stronę?

[email protected]WYBRANY PROJEKT / BIURO-RACHUNKOWE-4